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Este Manual está estructurado bajo los elementos de “planificación, ejecución, verificación y acción”, considerados en la Norma de Desempeño IFC 1. El Manual integra y desarrolla ocho (8) aspectos que guiarán el sistema de gestión de acuerdo con la naturaleza y escala de las operaciones de QMC.
El SGAS establece directrices para la gestión de riesgos y riesgos ambientales, sociales, laborales, de salud y seguridad y de salud y seguridad de la comunidad. La gestión de posibles riesgos e impacto se desarrolla a través de un conjunto de procedimientos y directrices que deben implementarse durante las operaciones de QMC.
El QMC en su Política Ambiental se compromete a buscar mejorar la calidad de sus procedimientos dentro de su actividad económica y ratifica su compromiso de buscar cumplir con todos los requisitos establecidos en la legislación y normas ambientales locales vigentes relacionadas a su actividad. La Política tiene como objetivo apoyar la protección del medio ambiente y el uso sostenible de los recursos naturales, buscando, siempre que es posible, una construcción eficiente, limpia, segura y sostenible. QMC está mejorando continuamente para la modernización y elevación de la calidad ambiental total de sus procesos de construcción/instalación.
El QMC, en su Política Corporativa de Recursos Humanos (punto 2.3.1 – ESAP), establece directrices corporativas para la gestión de recursos humanos destinadas a garantizar las condiciones de trabajo y el bienestar de los trabajadores del SGAS.
El QMC, en su Política de Salud y Seguridad (punto 2.1.1 – ESAP), se compromete a continuar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud ocupacional para la gestión de riesgos ocupacionales, realizar la identificación de riesgos, la evaluación de riesgos, la protección y promoción de la salud de los trabajadores, asegurando su integridad física y mental, a través del control de riesgos, la mejora continua de los procesos y la protección del medio ambiente.
El QMC, en su Política de Compromiso con Terceros (ítem 2.2.1 – ESAP), establece los lineamientos corporativos que los Terceros deben cumplir en relación con aspectos como Derechos Humanos, Condiciones de Trabajo, Gestión Ambiental, Seguridad Social y Laboral, antes, durante y hasta el final de la prestación de servicios o bienes que QMC adquiere y formaliza en virtud de un Contrato.
El QMC, en su Código de Ética y Política Anticorrupción promueve una conducta honesta y ética, incluido el trato justo y las acciones correctas, establece el cumplimiento de las leyes, reglas y regulaciones aplicables, y garantiza la protección de los intereses comerciales de QMC, incluidas sus oportunidades corporativas, actos e información confidencial. El Comité de Ética es responsable de supervisar en exceso la implementación del Código y resolver los problemas que puedan surgir en virtud del Código.
Las Políticas Ambientales, Recursos Humanos, Seguridad y Salud en el trabajo, como el Código de Ética, deben difundirse entre las personas impactadas, que pude ser los empleados, y/o contratistas, y/o subcontratistas, y/o proveedores de servicios.
Las Políticas se revisan y actualizan periódicamente de acuerdo con los cambios internos, legales, regulatorios y de buenas prácticas internacionales de la Corporación.
La identificación de posibles riesgos e impactos se desarrolla a través da análisis da legislación aplicable y de los Criterios del Procedimiento de Detección (ítem 1.2.1 – ESAP), que establece los criterios a considerar en el análisis de sitios y/o áreas de interés dentro del polígono previamente indicado por los clientes de QMC, que constituyen alternativas para la ubicación de las infraestructuras de suporte de telecomunicaciones. De acuerdo con la normativa local de cada país, el QMC realiza el análisis de alternativas, con base en criterios ambientales y sociales para identificar posibles condiciones y determinar los posibles impactos y riesgos que pueden materializarse durante sus instalaciones.
La identificación y evaluación de impactos y riesgos se lleva a cabo con apoyo en la legislación ambiental local. Los resultados de la evaluación son importantes para encontrar otra área de interés (si es necesario) y/o proceder a la formulación de medidas de prevención y mitigación, de acuerdo con los requisitos establecidos por la ley.
QMC ha formulado procedimientos y directrices corporativas bajo los requisitos de las ND de IFC, destinadas a gestionar los posibles riesgos e impactos ambientales, sociales y de salud y seguridad de sus instalaciones de infraestructura de suporte de telecomunicaciones. Los procedimientos de gestión de riesgos e impactos que forman parte del SGAS de QMC se enumeran a continuación:
QMC establece la estructura organizativa de la empresa y define las responsabilidades para la implementación del SGAS. La Figura 3 presenta el equipo de la organización responsable de la implementación del SGAS.
Las siguientes son las áreas de la organización responsable de implementar el SGAS:
Las siguientes palabras se utilizan en este Plan:
TÉRMINO | DEFINICIÓN |
Crisis | Cualquier evento ocurrido en los sitios del QMC con un alto impacto en el negocio y la reputación da compañía. |
Autoridades | Organismos y/o funcionarios públicos a los que se debe contactar en caso de crisis. |
Comité de Gestión de Crisis | Órgano deliberativo formado por las personas implicadas y el portavoz con el objetivo de ejecutar el Plan de Gestión de Crisis. |
Consultores Especializados | Tercero contratado para brindar asesoría legal y/o para interactuar con las autoridades en el momento de la crisis. |
Lista de Contactos
| Lista de contactos previamente definidos con los cargos de todas las personas que deben ser contactadas inmediatamente en caso de crisis. |
Personas Involucradas
| Todas las personas, sean o no empleados de QMC, que de cualquier forma observaron y/o participaron en lo sucedido. |
Plan de Manejo de Crisis | Un conjunto de reglas para gestionar eventos de alto impacto y gran escala que pueden traer riesgos de daño ambiental y/o daño a la integridad física de los empleados, contratistas; subcontratista yo proveedores y comprometer la continuidad y reputación del negocio de QMC. |
Portavoz
| Persona responsable de transmitir toda la información actualizada sobre la ejecución del Plan de Manejo de Crisis y de hablar en nombre de QMC con la prensa, apoyado por el Área de Marketing Global. |
Riesgo | Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos (ISO 31000). |
En las fases de construcción, manutención y desmontaje de sus infraestructuras de suporte de telecomunicaciones, QMC prioriza la aplicación de las mejores prácticas de ingeniería, además de observar todas las normas jurídicas y técnicas aplicables a su actividad, en especial, las normas de salud y seguridad. No obstante, el QMC también cuenta con un programa de mantenimiento periódico de sus instalaciones con el fin de certificar preventivamente los riesgos y mitigarlos.
QMC prioriza el uso de materiales seguros y certificados y, además de priorizar la asociación con contratistas, subcontratistas y/o proveedores que tengan la experiencia necesaria para todas las fases mencionadas.
A pesar de todos los cuidados legales, técnicos y la rutina preventiva, es necesario buscar anticiparse a los eventos negativos, que pueden ocurrir debido a varios factores que, de alguna manera, no se comportan como esperaba, incluidos los eventos naturales.
Proporcionar directrices que el QMC pueda consultar antes y durante una situación de crisis. Identificar a las personas que entrarán en acción y las funciones que desempeñarán. Minimizar los daños y restablecer las operaciones lo antes posible.
Se puede considerar crisis a toda situación o acción negativa que se sale de control de QMC, que podría tener un impacto negativo en el medio ambiente, la sociedad civil, los vecinos, y/o sus empleados, contratistas, subcontratistas y/o proveedores. Además, en algunas regiones, QMC aún está sujeto a Riesgos Naturales como huracanes, terremotos e inundaciones, lo que requiere que los responsables por los proyectos cumplan con el protocolo de seguridad establecido por las autoridades competentes locales, si existe.
El Plan de Gestión de Crisis de QMC brinda orientación sobre cómo los empleados, contratistas, subcontratistas y/o proveedores de QMC deben acto en situaciones de crisis que involucren cualquier incidente. También brinda orientación sobre las medidas que deben tomarse para garantizar la seguridad en el ambiente de trabajo, la protección de la integridad física de los colaboradores, la mitigación de daños y la defensa de los intereses de QMC.
Objetivamente, todas las personas involucradas deben basarse en las siguientes pautas:
QUE HACER | NO HACER |
· Comunicar inmediatamente el hecho a los Autoridades y los miembros del Comité de Gestión de Crisis; · Cuente siempre con el apoyo de un abogado cuando interactúe con autoridades, agentes oficiales; · Actúa de forma rápida y proactiva; · Se cordial y coopere con las Autoridades; · Tener documentos separados que acrediten la regularidad de la planta/trabajo y proporcionar los documentos solicitados por las Autoridades; · Tome notas sobre los comentarios de las autoridades; · En el caso de las víctimas, prestar atención a la forma en que se comunican los familiares. Aléjese de los curiosos con precaución; · Si es necesario, cierre el perímetro. | · Nunca deje a las Autoridades desatendidas en las instalaciones; · Nunca ingrese a un lugar prohibido por las Autoridades sin autorización; · No publiques en redes sociales sobre la Crisis; · No divulgar, por ningún medio, información sobre la Crisis ni hablar en nombre de QMC sin autorización; · No sustraer, ocultar o destruir ningún documento, información, archivo físico o digital, dispositivo electrónico o cualquier otro objeto relacionado con la Crisis. |
El presente documento entra en vigor a partir de la fecha de su publicación. Su vigencia es por tiempo indefinido, hasta en tanto no sea actualizado o sustituido por otro formalmente.
Las situaciones no previstas en este documento deberán ser sometidas al Comité de Gestión de Crisis que determinará los criterios a seguir o escalará el asunto a otro nivel institucional. Determinar los criterios a seguir o escalar el tema a otro nivel institucional, dejando constancia debidamente documentada de la acción a seguir.
Cualquier persona (empleados, contratistas, subcontratistas, proveedores y/o comunidad) que haya visto, participado o tenga conocimiento de un incidente en algún sitio de QMC.
El comité tiene la responsabilidad de hacer el seguimiento de las informaciones/noticias que puedan desencadenar una crisis y activar a los responsables en cada caso; gestionar las situaciones, determinando las acciones más adecuadas para cada caso; definir la posición de la institución y tratar con todos los públicos implicados, asegurando la distribución de la información y controlando el flujo de información hasta que el problema esté resuelto y aclarado, ayudando a la comunicación en el seguimiento y análisis de la cobertura de prensa.
Participante del Comité de Crisis destacó por monitorear “in loco” lo ocurrido, recopilar y reportar información a los demás miembros del Comité y ser el punto focal de apoyo a las autoridades.
El portavoz es quien hablará en nombre de la institución. Es una persona con credibilidad, seguridad e ingenio a la hora de hablar con los medios de comunicación y con el público interno y externo. Su responsabilidad es transmitir información precisa con calma y sin aspavientos. Debe estar previamente informado de las circunstancias de la crisis, así como de su papel y de la posición de los implicados en el conflicto, además de conocer las características de los medios de comunicación.
Nota: La comunicación social, por su propia naturaleza, tiene un papel primordial en la gestión de crisis, ya que es el puente entre la entidad y sus públicos, conoce cuáles son los intereses de cada uno y busca siempre armonizarlos. Es fundamental dialogar con los públicos implicados y, en muchos casos, mantener informados a los públicos estratégicos y las medidas adoptadas para eliminar o mitigar las causas. Es fundamental que la comunicación se active inmediatamente después del estallido de la crisis o de la inminencia de su riesgo, para participar activamente en el proceso de gestión que se implemente para su solución, pudiendo contribuir a mitigar sus impactos. Es importante destacar que el área debe ser consultada antes de la toma de decisiones que impliquen en acciones específicas de comunicación, como el contacto con públicos estratégicos.
En caso de Crisis, se deben tomar medidas importantes, en la forma y orden siguientes:
Las preguntas deben responderse para comprender la escena del accidente o incidente y ayudar a realizar el QMC.
R: Todos los empleados de la sucursal de QMC
Asunto: Aviso importante: Crisis
Estimados,
Les informamos que el día de hoy nos sorprendió ____ con un evento de alto impacto para el negocio de QMC en nuestra sucursal ________.
Todas las medidas ya se están tomando debidamente con las autoridades competentes, con el acompañamiento de la alta dirección de la empresa.
Es política de QMC aconsejarle que mantenga la confidencialidad y no divulgue ninguna información relacionada con la Crisis en QMC en las redes sociales o grupos de WhatsApp.
Estén atentos a nuestros próximos anuncios. En caso de duda, no dude en dirigirla al Comité de Gestión de Crisis o al Departamento Legal.
Gracias,
[Nombre del Portavoz]
QMC lamenta, con gran pesar, el accidente ocurrido el (fecha) en la infraestructura ubicada en el (domicilio). El incidente está siendo investigado y QMC está haciendo todo lo posible para finalizar la investigación lo antes posible.
De antemano, QMC se solidariza con las víctimas (si las hay) y sus familias y está brindando asistencia a todos los involucrados. Además, queda a la entera disposición de las autoridades y de la prensa para mayores aclaraciones.
Grupo QMC
Con la implementación del SGAS, el QMC se compromete al monitoreo de las actividades planificadas y ejecutadas con apoyo en los indicadores de gestión planteados de acuerdo con los estándares locales de cada instalación.
QMC se compromete a buscar monitorear regularmente el desempeño ambiental y social de sus instalaciones, verificar las obligaciones de los contratistas y subcontratistas a través de inspecciones ambientales y sociales y/o auditorías, a realizarse anualmente, sobre proyectos para los cuales son contratados.
El monitoreo y la evaluación pueden realizarse a través de una variedad de procedimientos, incluyendo inspecciones de campo, entrevistas, revisión documental y otro tipo de apoyo de las actividades implementadas que forman parte del SGAS. Los resultados de las auditorías son el soporte para la identificación y formulación de acciones correctivas y preventivas de mejora.
QMC, en algunas situaciones específicas, de acuerdo con la normatividad local, tiene la responsabilidad de identificar y contactar a las organizaciones sociales y partes interesadas de las operaciones en Colombia, México y Perú.
En el caso de México, el proceso de consulta y participación se aplica en 2 casos:
QMC socializa el proyecto y difunde información sobre los beneficios en cada casa adyacente a la ubicación de la torre, especialmente los residentes que residen dentro de un radio máximo de 200 m alrededor. Cuando la comunidad tiene un comité o líder de vecindario, el consentimiento de la comunidad se realiza a través de ellos. En este espacio se responden preguntas e inquietudes y se obtiene una firma con consentimiento. La autoridad realiza una revisión del “Consentimiento del Distrito” yendo al azar a las casas y verificando la autenticidad de la consulta.
En el caso de Colombia, el QMC demanda ante la Dirección de la Autoridad Nacional de Consulta Previa (DANCP) la solicitud de origen o no de la Consulta Previa, entidad que determina si existe o no presencia de comunidades étnicas.
En el caso de Perú, el QMC solicita apoyo del municipio de la región para realizar una jornada de socialización en la comunidad. Durante el encuentro se presentan los beneficios de la cobertura de telefonía celular, y se presentan estudios de la Organización Mundial de la Salud – OMS relacionados con las radiaciones no ionizantes con el fin de aclarar las dudas de los participantes. Del mismo modo, la información puede ser divulgada a través de los medios de comunicación locales (televisión, radio y publicidad impresa). Los procesos de participación son verificados por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, por lo que son obligatorios y se realizan antes y después de cada obra.
El QMC de acuerdo con el Código de Ética y Política Anticorrupción y los lineamientos del Procedimiento de Atención a Preguntas, Quejas, Quejas y Solicitudes – PQRS, asegura canales y mecanismos de comunicación para que las comunidades, entidades locales y otras partes interesadas externas planteen inquietudes sobre las instalaciones del QMC.
Algunos documentos de ayuda que se pueden consultar en la intranet de la empresa son:
BID (2021). Manual de Implementación: Política de Sostenibilidad Ambiental y Social. Obtenido de: https://idbinvest.org/sites/default/files/2021-02/implementation%20manual_SPAN_F.pdf
Principios del Ecuador (2020). Nota de orientación sobre la aplicación de las evaluaciones de los derechos humanos en los principios del Ecuador. Obtenido de: Implementation_of_Human_Rights_Assessments_Ext_Sept_2020.pdf (equator-principles.com)
IFC (2007) Stakeholder Engagement: A good practice manual for companies doing business in emerging markets. Obtenido de: https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/a320adcf-805e-4924-a53f-2da3f078fcff/IFC_StakeholderEngagement.pdf?MOD=AJPERES&CVID=ltQXbp2
CFI (2009). Nota de buenas prácticas que aborda las quejas de las comunidades afectadas por los proyectos. Obtenido de: https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/f9019c05-0651-4ff5-9496-c46b66dbeedb/IFC%2BGrievance%2BMechanisms.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=ROOTWORKSPACE-f9019c05-0651-4ff5-9496-c46b66dbeedb-jkD0-.g
Normas de Desempeño de IFC sobre sostenibilidad ambiental y social (2012). Obtenido de: https://firstforsustainability.org/es/risk-management/implementing-ifc-environmental-and-social-requirements/establish-and-maintain-an-esms/ifc-environmental-and-social-performance-requirements/ifc-performance-standards/
International Finance Corporation Guidance Notes – Performance Standards on Environmental and Social Sustainability, 2012.
Notas sobre Buenas Prácticas: Gestión del Desempeño Ambiental y Social de los Contratistas (IFC,2017)