SGAS

Sistema de Gestión Ambiental y Social

QMC-TELECOM MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL – SGAS COLOMBIA, PERÚ Y MÉXICO

1. INTRODUCCIÓN

Este Manual define la estructura del Sistema de Gestión Ambiental y Social (SGAS) y forma los lineamientos para su implementación, integrando los elementos para identificar y gestionar los posibles impactos y riesgos ambientales, sociales, laborales, de salud y seguridad, y de salud y seguridad comunitaria en las operaciones de QMC en Colombia, Perú y México. El QMC define las responsabilidades de cada área que participará en la implementación del SGAS.
El SGAS se desarrolló teniendo en cuenta los requisitos de las Normas de Desempeño Ambiental y Social de la Corporación Financiera Internacional (IFC). Este Manual se aplica a todas las actividades de QMC. Esto incluye actividades realizadas por terceros, como contratistas, subcontratistas y proveedores.

2. OBJETIVOS

  • Buscar un desempeño ambiental y social efectivo a través de la implementación del SGAS.
  • Buscar establecer políticas y principios corporativos para el desempeño ambiental y social dentro del alcance del SGAS.
  • Buscar conocer y gestionar los posibles impactos y riesgos ambientales, sociales, laborales, de salud y seguridad de la comunidad en las operaciones de QMC.
  • Difundir el contenido de los programas de gestión que conforman el SGAS.
  • Establecer las áreas responsables de la ejecución y seguimiento de la implementación del SGAS.
  • Definir pautas para las relaciones y la participación con los actores sociales.

3. ESTRUCTURA MANUAL

Este Manual está estructurado bajo los elementos de “planificación, ejecución, verificación y acción”, considerados en la Norma de Desempeño IFC 1. El Manual integra y desarrolla ocho (8) aspectos que guiarán el sistema de gestión de acuerdo con la naturaleza y escala de las operaciones de QMC.

  • Políticas: políticas definidas por el QMC donde se establecen los objetivos y principios que dirigen sus instalaciones. La Política Ambiental se centra en la protección del medio ambiente y el uso sostenible de los recursos naturales.
  • Identificación de riesgos e impactos: integra los procesos de planificación para la identificación y evaluación de posibles riesgos e impactos de las instalaciones de QMC.
  • Programas de gestión: se refiere a directrices, procedimientos o planes que describen acciones para la correcta gestión de posibles riesgos e impactos.
  • Capacidad y competencia organizacional: consiste en la estructura organizacional establecida para la implementación del SGAS y los procesos de capacitación sobre las ETN de IFC.
  • Preparación y Respuesta ante Emergencias: se refiere a acciones para responder eficazmente a situaciones accidentales y de emergencia asociadas a las instalaciones de QMC, con el objetivo de prevenir y mitigar daños a los trabajadores, las comunidades y el medio ambiente.
  • Seguimiento y evaluación: asociado a los procesos de seguimiento y seguimiento de la implantación del SGAS como parte del proceso de mejora continua.
  • Participación de los actores sociales: establece los procesos para promover la participación de los actores sociales que eventualmente puedan sentir pactados por las instalaciones del QMC y la relación continua para la gestión de riesgos e impactos ambientales y sociales.
  • Comunicaciones externas y mecanismos de comunicación: considera el mecanismo de recepción y procesamiento de preguntas, inquietudes y comunicaciones de los actores sociales sobre el desempeño ambiental y social de las instalaciones de QMC.

El SGAS establece directrices para la gestión de riesgos y riesgos ambientales, sociales, laborales, de salud y seguridad y de salud y seguridad de la comunidad. La gestión de posibles riesgos e impacto se desarrolla a través de un conjunto de procedimientos y directrices que deben implementarse durante las operaciones de QMC.

4. POLÍTICAS

El QMC en su Política Ambiental se compromete a buscar mejorar la calidad de sus procedimientos dentro de su actividad económica y ratifica su compromiso de buscar cumplir con todos los requisitos establecidos en la legislación y normas ambientales locales vigentes relacionadas a su actividad. La Política tiene como objetivo apoyar la protección del medio ambiente y el uso sostenible de los recursos naturales, buscando, siempre que es posible, una construcción eficiente, limpia, segura y sostenible. QMC está mejorando continuamente para la modernización y elevación de la calidad ambiental total de sus procesos de construcción/instalación.

 

El QMC, en su Política Corporativa de Recursos Humanos (punto 2.3.1 – ESAP), establece directrices corporativas para la gestión de recursos humanos destinadas a garantizar las condiciones de trabajo y el bienestar de los trabajadores del SGAS.

 

El QMC, en su Política de Salud y Seguridad (punto 2.1.1 – ESAP), se compromete a continuar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud ocupacional para la gestión de riesgos ocupacionales, realizar la identificación de riesgos, la evaluación de riesgos, la protección y promoción de la salud de los trabajadores, asegurando su integridad física y mental, a través del control de riesgos, la mejora continua de los procesos y la protección del medio ambiente.

 

El QMC, en su Política de Compromiso con Terceros (ítem 2.2.1 – ESAP), establece los lineamientos corporativos que los Terceros deben cumplir en relación con aspectos como Derechos Humanos, Condiciones de Trabajo, Gestión Ambiental, Seguridad Social y Laboral, antes, durante y hasta el final de la prestación de servicios o bienes que QMC adquiere y formaliza en virtud de un Contrato.

 

El QMC, en su Código de Ética y Política Anticorrupción promueve una conducta honesta y ética, incluido el trato justo y las acciones correctas, establece el cumplimiento de las leyes, reglas y regulaciones aplicables, y garantiza la protección de los intereses comerciales de QMC, incluidas sus oportunidades corporativas, actos e información confidencial.  El Comité de Ética es responsable de supervisar en exceso la implementación del Código y resolver los problemas que puedan surgir en virtud del Código.

Figura 41 QMC Politicas Corporativas – QMC 2022 QMC Telecom
Figura 41 QMC Políticas Corporativas – QMC 2022

Las Políticas Ambientales, Recursos Humanos, Seguridad y Salud en el trabajo, como el Código de Ética, deben difundirse entre las personas impactadas, que pude ser los empleados, y/o contratistas, y/o subcontratistas, y/o proveedores de servicios.

Las Políticas se revisan y actualizan periódicamente de acuerdo con los cambios internos, legales, regulatorios y de buenas prácticas internacionales de la Corporación.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS E IMPACTOS

La identificación de posibles riesgos e impactos se desarrolla a través da análisis da legislación aplicable y de los Criterios del Procedimiento de Detección (ítem 1.2.1 – ESAP), que establece los criterios a considerar en el análisis de sitios y/o áreas de interés dentro del polígono previamente indicado por los clientes de QMC, que constituyen alternativas para la ubicación de las infraestructuras de suporte de telecomunicaciones. De acuerdo con la normativa local de cada país, el QMC realiza el análisis de alternativas, con base en criterios ambientales y sociales para identificar posibles condiciones y determinar los posibles impactos y riesgos que pueden materializarse durante sus instalaciones.

La identificación y evaluación de impactos y riesgos se lleva a cabo con apoyo en la legislación ambiental local. Los resultados de la evaluación son importantes para encontrar otra área de interés (si es necesario) y/o proceder a la formulación de medidas de prevención y mitigación, de acuerdo con los requisitos establecidos por la ley.

Figura 51 Pasos para identificar y gestionar los riesgos e impactos 2 QMC Telecom
Figura 51 Pasos para identificar y gestionar los riesgos e impactos

6. PROGRAMAS DE GESTIÓN

QMC ha formulado procedimientos y directrices corporativas bajo los requisitos de las ND de IFC, destinadas a gestionar los posibles riesgos e impactos ambientales, sociales y de salud y seguridad de sus instalaciones de infraestructura de suporte de telecomunicaciones. Los procedimientos de gestión de riesgos e impactos que forman parte del SGAS de QMC se enumeran a continuación:

6.1. Gestión de proyectos
  • Normativa de referencia Colombia, Perú y México (ítem 1.1.4 – ESAP).
  • Evaluación de los requisitos de localización (ítem 6.1.1 – ESAP).
  • Obligaciones contractuales de terceros Colombia, Perú y México (ítem 1.1.2 – ESAP).
  • Criterios del procedimiento de detención para el análisis de alternativas (ítem 1.2.1 – ESAP).
  • Plan de Gestión Socioambiental (PSA) (ítem 1.1.1 – ESAP).
6.2. Trabajo / Social
  • Procedimiento para tratar preguntas, quejas, quejas y solicitudes – PQRS (ítem 1.3.1 – ESAP).
  • Divulgación de Procedimiento de PQRS (ítem 1.3.2 – ESAP).
6.3. Ambiental
  • Procedimiento de gestión de residuos (ítem 3.2.1 – ESAP).
  • Procedimiento de gestión de efluentes (ítem 3.3.1 – ESAP).
  • Procedimiento de control y seguimiento del ruido (ítem 4.2.1 – ESAP).
  • Procedimiento de inspección y eliminación de fuentes de mosquitos (ítem 4.3.1 – ESAP).
6.4. Social
  • Análisis y gestión de las preocupaciones de la comunidad (ítem 4.1.1 – ESAP).
  • Procedimiento de atención a preguntas, quejas y peticiones – PQRS (punto 1.3.1 – ESAP).
  • Procedimiento de evaluación de alternativas y presencia de pueblos indígenas (ítem 7.1.1 – ESAP).
  • Procedimiento de evaluación del impacto social y de la presencia de los pueblos indígenas (ítem 7.1.2 – ESAP).
  • Procedimiento de Hallazgos Fortuitos (ítem 8.1.1 – ESAP).
  • Adopción Formación del Procedimiento de Hallazgos Fortuitos (ítem 8.1.2 – ESAP).

7. CAPACIDAD Y COMPETENCIA ORGANIZATIVA

QMC establece la estructura organizativa de la empresa y define las responsabilidades para la implementación del SGAS. La Figura 3 presenta el equipo de la organización responsable de la implementación del SGAS.

Figura 71 Organigrama y responsables de la operacion QMC Telecom
Figura 71 Organigrama y responsables de la operación

Las siguientes son las áreas de la organización responsable de implementar el SGAS:

7.1. CEO
  • Definir la visión y misión de la organización y las premisas fundamentales que guían la actividad de la Compañía.
  • Asegurar, cuando sea posible, los recursos para implementar el SGAS.
7.2. RECURSOS HUMANOS
  • Conozca y aplique las políticas, procedimientos y directrices corporativas que forman parte del SGAS que se ejecutan en su área.
  • Implemente las políticas y/o acciones que coincidan con su área.
  • Responsable de la formulación e implementación de la Política de Recursos Humanos y sus procedimientos asociados.
  • En conjunto con Operaciones y Compras, formular un plan de formación en temas ambientales, sociales y de salud y seguridad para los empleados, de acuerdo con los procesos y procedimientos del SGAS.
  • Capacitar a los empleados sobre el contenido del SGAS teniendo en cuenta los siguientes elementos:
    • Políticas Corporativas.
    • Identificación, evaluación y análisis de posibles riesgos e impactos ambientales, sociales y de salud y seguridad.
    • Comunicaciones internas y mecanismos de comunicación (PQRS).
    • Aspectos laborales: derechos, deberes y compromisos.
    • Aspectos de salud y seguridad: gestión de riesgos, identificación de riesgos, protección y promoción de la salud y la salud y la seguridad de la comunidad.
  • Asegúrese de que el equipo conozca e implemente los requisitos de SGAS.
7.3. LEGAL
  • Conozca y aplique las políticas, procedimientos y directrices corporativas que forman parte del SGAS que se ejecutan en su área.
  • Apoyar a las áreas de Recursos Humanos y/u Operaciones con el fin de cumplir con los estándares locales en temas laborales, ambientales, sociales y de salud y seguridad.
  • Apoyar el área de Compras, en la verificación de que los contratistas y subcontratistas cumplan con los requisitos ambientales y sociales locales y las cláusulas estipuladas en el contrato.
7.4. EHS
  • Conozca y aplique las políticas, procedimientos y directrices corporativas que forman parte del SGAS que se ejecutan en su área.
  • Supervisar la implementación de todas las políticas que forman parte del SGAS.
  • Gestionar indicadores, evidencias e informes de cada país.
  • Sugerir, apoyar y monitorear procesos de mejora.
7.5. COMPRAS
  • Conozca y aplique las políticas, procedimientos y directrices corporativas que forman parte del SGAS que se ejecutan en su área.
  • Implemente las políticas y/o acciones que coincidan con su área.
  • Responsable de la formulación e implementación de la Política de Terceros y sus procedimientos asociados.
  • Realizar monitoreo de los temas laborales de contratistas, subcontratistas y proveedores. Si es necesario, otras áreas pueden apoyar.
  • En conjunto con Operaciones y Recursos Humanos, formular un plan de formación en temas ambientales, sociales y de salud y seguridad para los empleados, de acuerdo con los procesos y procedimientos del SGAS.
7.6. OPERACIONES
  • Conozca y aplique las políticas, procedimientos y directrices corporativas que forman parte del SGAS que se ejecutan en su área.
  • Implemente las políticas y/o acciones que coincidan con su área.
  • Responsable de la formulación e implementación de la Política de Unidades de Conservación; Gestión de Residuos Sólidos; Gestión de Efluentes; Control de Ruido; Detección de Mosquitos; Ubicación de Hábitats Naturales y Críticos; Comunidades Indígenas; Procedimiento de Hallazgo Fortuito; e etc. y sus procedimientos asociados.
  • Participar en las capacitaciones sobre el SGAS y Normas de Desempeño de la Corporación Financiera Internacional.
  • Liderar las capacitaciones sobre el SGAS y Normas de Desempeño de la Corporación Financiera Internacional.
  • Implemente procedimientos del SGAS que correspondan a sus áreas de trabajo.
  • Capacitar a los empleados sobre el contenido del SGAS considerando los siguientes elementos:
    • Identificación, evaluación y análisis de riesgos e impactos ambientales, sociales y de salud y seguridad.
    • Programas de gestión y medidas de prevención, control, mitigación y/o compensación.
    • Preparación y respuesta a emergencias, se a legislación así solicitar.
    • Comunicaciones externas y mecanismos de comunicación (PQRS).
    • Aspectos ambientales: gestión de residuos, efluentes, control de ruidos.
    • Aspectos sociales: relación con actores sociales (pueblos indígenas y otros actores), atención al PQRS presentado por actores sociales, identificación de un mecanismo fortuito de investigación y denuncia.
    • Aspectos de salud y seguridad: gestión de riesgos, identificación de riesgos, protección y promoción de la salud y la salud y la seguridad de la comunidad.
  • Asegúrese de que el equipo conozca e implemente los requisitos de SGAS.

8. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS “Plan de Gestión de Crisis”

8.1. GLOSARIO

Las siguientes palabras se utilizan en este Plan:

 

TÉRMINO

DEFINICIÓN

Crisis

Cualquier evento ocurrido en los sitios del QMC con un alto impacto en el negocio y la reputación da compañía.

Autoridades

Organismos y/o funcionarios públicos a los que se debe contactar en caso de crisis.

Comité de Gestión de Crisis

Órgano deliberativo formado por las personas implicadas y el portavoz con el objetivo de ejecutar el Plan de Gestión de Crisis.

Consultores Especializados

Tercero contratado para brindar asesoría legal y/o para interactuar con las autoridades en el momento de la crisis.

Lista de Contactos

 

Lista de contactos previamente definidos con los cargos de todas las personas que deben ser contactadas inmediatamente en caso de crisis.

Personas Involucradas

 

Todas las personas, sean o no empleados de QMC, que de cualquier forma observaron y/o participaron en lo sucedido.

Plan de Manejo de Crisis

Un conjunto de reglas para gestionar eventos de alto impacto y gran escala que pueden traer riesgos de daño ambiental y/o daño a la integridad física de los empleados, contratistas; subcontratista yo proveedores y comprometer la continuidad y reputación del negocio de QMC.

Portavoz

 

Persona responsable de transmitir toda la información actualizada sobre la ejecución del Plan de Manejo de Crisis y de hablar en nombre de QMC con la prensa, apoyado por el Área de Marketing Global.

Riesgo

Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos (ISO 31000).

 

8.2. INTRODUCCIÓN

En las fases de construcción, manutención y desmontaje de sus infraestructuras de suporte de telecomunicaciones, QMC prioriza la aplicación de las mejores prácticas de ingeniería, además de observar todas las normas jurídicas y técnicas aplicables a su actividad, en especial, las normas de salud y seguridad. No obstante, el QMC también cuenta con un programa de mantenimiento periódico de sus instalaciones con el fin de certificar preventivamente los riesgos y mitigarlos.

QMC prioriza el uso de materiales seguros y certificados y, además de priorizar la asociación con contratistas, subcontratistas y/o proveedores que tengan la experiencia necesaria para todas las fases mencionadas.

A pesar de todos los cuidados legales, técnicos y la rutina preventiva, es necesario buscar anticiparse a los eventos negativos, que pueden ocurrir debido a varios factores que, de alguna manera, no se comportan como esperaba, incluidos los eventos naturales.

8.3. OBJETIVO

Proporcionar directrices que el QMC pueda consultar antes y durante una situación de crisis.  Identificar a las personas que entrarán en acción y las funciones que desempeñarán. Minimizar los daños y restablecer las operaciones lo antes posible.

8.4. GESTIÓN DE CRISIS

Se puede considerar crisis a toda situación o acción negativa que se sale de control de QMC, que podría tener un impacto negativo en el medio ambiente, la sociedad civil, los vecinos, y/o sus empleados, contratistas, subcontratistas y/o proveedores. Además, en algunas regiones, QMC aún está sujeto a Riesgos Naturales como huracanes, terremotos e inundaciones, lo que requiere que los responsables por los proyectos cumplan con el protocolo de seguridad establecido por las autoridades competentes locales, si existe.

El Plan de Gestión de Crisis de QMC brinda orientación sobre cómo los empleados, contratistas, subcontratistas y/o proveedores de QMC deben acto en situaciones de crisis que involucren cualquier incidente. También brinda orientación sobre las medidas que deben tomarse para garantizar la seguridad en el ambiente de trabajo, la protección de la integridad física de los colaboradores, la mitigación de daños y la defensa de los intereses de QMC.

Objetivamente, todas las personas involucradas deben basarse en las siguientes pautas:

 

QUE HACER

NO HACER

·   Comunicar inmediatamente el hecho a los Autoridades y los miembros del Comité de Gestión de Crisis;

·   Cuente siempre con el apoyo de un abogado cuando interactúe con autoridades, agentes oficiales;

·   Actúa de forma rápida y proactiva;

·   Se cordial y coopere con las Autoridades;

·   Tener documentos separados que acrediten la regularidad de la planta/trabajo y proporcionar los documentos solicitados por las Autoridades;

·   Tome notas sobre los comentarios de las autoridades;

·   En el caso de las víctimas, prestar atención a la forma en que se comunican los familiares. Aléjese de los curiosos con precaución;

·   Si es necesario, cierre el perímetro.

·   Nunca deje a las Autoridades desatendidas en las instalaciones;

·   Nunca ingrese a un lugar prohibido por las Autoridades sin autorización;

·   No publiques en redes sociales sobre la Crisis;

·   No divulgar, por ningún medio, información sobre la Crisis ni hablar en nombre de QMC sin autorización;

·   No sustraer, ocultar o destruir ningún documento, información, archivo físico o digital, dispositivo electrónico o cualquier otro objeto relacionado con la Crisis.

 

8.5. VIGENCIA

El presente documento entra en vigor a partir de la fecha de su publicación. Su vigencia es por tiempo indefinido, hasta en tanto no sea actualizado o sustituido por otro formalmente.

8.6 PARTICULARIDADES

Las situaciones no previstas en este documento deberán ser sometidas al Comité de Gestión de Crisis que determinará los criterios a seguir o escalará el asunto a otro nivel institucional.  Determinar los criterios a seguir o escalar el tema a otro nivel institucional, dejando constancia debidamente documentada de la acción a seguir.

8.7 PARTICIPANTES
8.7.1 Personas

Cualquier persona (empleados, contratistas, subcontratistas, proveedores y/o comunidad) que haya visto, participado o tenga conocimiento de un incidente en algún sitio de QMC.

8.7.2 Comité de Crisis

El comité tiene la responsabilidad de hacer el seguimiento de las informaciones/noticias que puedan desencadenar una crisis y activar a los responsables en cada caso; gestionar las situaciones, determinando las acciones más adecuadas para cada caso; definir la posición de la institución y tratar con todos los públicos implicados, asegurando la distribución de la información y controlando el flujo de información hasta que el problema esté resuelto y aclarado, ayudando a la comunicación en el seguimiento y análisis de la cobertura de prensa.

8.7.3 Punto Focal

Participante del Comité de Crisis destacó por monitorear “in loco” lo ocurrido, recopilar y reportar información a los demás miembros del Comité y ser el punto focal de apoyo a las autoridades.

8.7.4 Portavoz

El portavoz es quien hablará en nombre de la institución. Es una persona con credibilidad, seguridad e ingenio a la hora de hablar con los medios de comunicación y con el público interno y externo. Su responsabilidad es transmitir información precisa con calma y sin aspavientos. Debe estar previamente informado de las circunstancias de la crisis, así como de su papel y de la posición de los implicados en el conflicto, además de conocer las características de los medios de comunicación.

Nota: La comunicación social, por su propia naturaleza, tiene un papel primordial en la gestión de crisis, ya que es el puente entre la entidad y sus públicos, conoce cuáles son los intereses de cada uno y busca siempre armonizarlos. Es fundamental dialogar con los públicos implicados y, en muchos casos, mantener informados a los públicos estratégicos y las medidas adoptadas para eliminar o mitigar las causas. Es fundamental que la comunicación se active inmediatamente después del estallido de la crisis o de la inminencia de su riesgo, para participar activamente en el proceso de gestión que se implemente para su solución, pudiendo contribuir a mitigar sus impactos. Es importante destacar que el área debe ser consultada antes de la toma de decisiones que impliquen en acciones específicas de comunicación, como el contacto con públicos estratégicos.

8.8. PROCEDIMENTO A SER SEGUIDO AO LONGO DA CRISE

En caso de Crisis, se deben tomar medidas importantes, en la forma y orden siguientes:

En caso de Crisis se deben tomar medidas importantes en la forma y orden siguientes QMC Telecom
  1. Personas
    1. Informar inmediatamente a los miembros del Comité de Gestión de Crisis y llamar a las Autoridades correspondientes, cuando sea necesario;
    2. Responda la lista de verificación y envíela al Comité de Gestión de Crisis (ítem 8.8.1);
    3. Ofrecer apoyo a las Autoridades.
    4. Coordinar acciones de seguridad patrimonial (acceso a instalaciones, retiro de personas y vehículos, seguridad de activos fijos, entre otros).
  2. Comité de Gestión de Crisis
    1. Establecer prioridades para las acciones de respuesta a la Crisis;
    2. Envíe un representante del Comité al sitio (Punto Focal);
    3. En caso de heridos y/o muertos, comunicar y apoyar a las familias. Solicite soporte de recursos humanos, si es necesario;
    4. Evaluar el alcance del accidente/incidente, los riesgos, los daños a QMC ya la comunidad local;
    5. Determinar el establecimiento de un centro de costos, dependiendo de la duración y complejidad de las operaciones de respuesta;
    6. Involucrar a QMC legal para respaldar los aspectos relevantes durante y en cualquier desarrollo futuro, si es necesario;
    7. Activar el seguro para realizar los trámites necesarios de indemnización de daños a QMC y a terceros, si es necesario;
    8. Si la crisis fue provocada por un tercero, involucrar sus representantes;
    9. Definir roles y responsabilidades adicionales, si es necesario;
    10. Informar a Marketing Global, quien debe monitorear el impacto en la prensa local, de los hechos relacionados con la Crisis;
    11. Desarrollar posicionamiento para la comunicación interna (ítem 8.8.3) y externa (ítem 8.8.4);
    12. Informe a ELT para las pautas corporativas, si es necesario.
    13. Gestionar el cumplimiento del Plan de Gestión de Crisis.
  3. Punto Focal
    1. Asegúrese de que ya se haya llamado a todas las autoridades y, si no, llámelos. Actuar como contacto principal para el trato con las Autoridades;
    2. Confirmar las informaciones preliminares de la Persona y pasarla al Comité;
    3. Acompañar a las autoridades en las inspecciones, peritajes e inspecciones;
    4. Servir como consultor para temas de seguridad técnica y regulatoria;
    5. Coordinar acciones de seguridad patrimonial (acceso a instalaciones, retiro de personas y vehículos, seguridad de activos fijos, entre otros).
  4. Portavoz
    1. Definir estrategias de medios con Comité de Gestión de Crisis y/o Global Marketing, si es necesario;
    2. Proporcionar información a la prensa, si es necesario.
8.8.1 Lista de Verificación

Las preguntas deben responderse para comprender la escena del accidente o incidente y ayudar a realizar el QMC.

  1. ¿Qué pasó?
  2. ¿Por qué sucedió esto?
  3. ¿Cuándo sucedió esto?
  4. ¿Cómo sucedió esto?
  5. ¿Hay heridos, víctimas mortales? Identificar.
  6. ¿Cuáles son las consecuencias a corto y mediano plazo?
  7. ¿Qué querrá saber la prensa?
  8. ¿Quién es el responsable?
  9. ¿Cuenta con medidas de mitigación? Si es así, ¿cuáles?
  10. ¿Ha habido una ocurrencia anterior?
  11. ¿Qué debe responderse?
8.8.3 Plantilla de Correo Interno

R: Todos los empleados de la sucursal de QMC

Asunto: Aviso importante: Crisis

Estimados,

Les informamos que el día de hoy nos sorprendió ____ con un evento de alto impacto para el negocio de QMC en nuestra sucursal ________.

Todas las medidas ya se están tomando debidamente con las autoridades competentes, con el acompañamiento de la alta dirección de la empresa.

Es política de QMC aconsejarle que mantenga la confidencialidad y no divulgue ninguna información relacionada con la Crisis en QMC en las redes sociales o grupos de WhatsApp.

Estén atentos a nuestros próximos anuncios. En caso de duda, no dude en dirigirla al Comité de Gestión de Crisis o al Departamento Legal.

Gracias,

[Nombre del Portavoz]

8.8.4 Plantilla de Correo Externo

QMC lamenta, con gran pesar, el accidente ocurrido el (fecha) en la infraestructura ubicada en el (domicilio). El incidente está siendo investigado y QMC está haciendo todo lo posible para finalizar la investigación lo antes posible.

De antemano, QMC se solidariza con las víctimas (si las hay) y sus familias y está brindando asistencia a todos los involucrados. Además, queda a la entera disposición de las autoridades y de la prensa para mayores aclaraciones.

 

Grupo QMC

8.8. PROCEDIMENTO A SER SEGUIDO AO LONGO DA CRISE
COLOMBIA QMC Telecom
MEXICO QMC Telecom
PERU 2 QMC Telecom

9. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Con la implementación del SGAS, el QMC se compromete al monitoreo de las actividades planificadas y ejecutadas con apoyo en los indicadores de gestión planteados de acuerdo con los estándares locales de cada instalación.

QMC se compromete a buscar monitorear regularmente el desempeño ambiental y social de sus instalaciones, verificar las obligaciones de los contratistas y subcontratistas a través de inspecciones ambientales y sociales y/o auditorías, a realizarse anualmente, sobre proyectos para los cuales son contratados. 

El monitoreo y la evaluación pueden realizarse a través de una variedad de procedimientos, incluyendo inspecciones de campo, entrevistas, revisión documental y otro tipo de apoyo de las actividades implementadas que forman parte del SGAS.  Los resultados de las auditorías son el soporte para la identificación y formulación de acciones correctivas y preventivas de mejora.

10. PARTICIPACIÓN DE LOS ACTORES SOCIALES

QMC, en algunas situaciones específicas, de acuerdo con la normatividad local, tiene la responsabilidad de identificar y contactar a las organizaciones sociales y partes interesadas de las operaciones en Colombia, México y Perú.

En el caso de México, el proceso de consulta y participación se aplica en 2 casos:

  • Cuando la autoridad dentro de sus requisitos para obtener el permiso de construcción solicite la realización de un “Consentimiento vecinal”.
  • Cuando la comunidad presenta una queja.

QMC socializa el proyecto y difunde información sobre los beneficios en cada casa adyacente a la ubicación de la torre, especialmente los residentes que residen dentro de un radio máximo de 200 m alrededor. Cuando la comunidad tiene un comité o líder de vecindario, el consentimiento de la comunidad se realiza a través de ellos. En este espacio se responden preguntas e inquietudes y se obtiene una firma con consentimiento. La autoridad realiza una revisión del “Consentimiento del Distrito” yendo al azar a las casas y verificando la autenticidad de la consulta.

En el caso de Colombia, el QMC demanda ante la Dirección de la Autoridad Nacional de Consulta Previa (DANCP) la solicitud de origen o no de la Consulta Previa, entidad que determina si existe o no presencia de comunidades étnicas.

En el caso de Perú, el QMC solicita apoyo del municipio de la región para realizar una jornada de socialización en la comunidad. Durante el encuentro se presentan los beneficios de la cobertura de telefonía celular, y se presentan estudios de la Organización Mundial de la Salud – OMS relacionados con las radiaciones no ionizantes con el fin de aclarar las dudas de los participantes. Del mismo modo, la información puede ser divulgada a través de los medios de comunicación locales (televisión, radio y publicidad impresa). Los procesos de participación son verificados por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, por lo que son obligatorios y se realizan antes y después de cada obra.

11. COMUNICACIONES EXTERNAS Y MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

El QMC de acuerdo con el Código de Ética y Política Anticorrupción y los lineamientos del Procedimiento de Atención a Preguntas, Quejas, Quejas y Solicitudes – PQRS, asegura canales y mecanismos de comunicación para que las comunidades, entidades locales y otras partes interesadas externas planteen inquietudes sobre las instalaciones del QMC. 

12. CONTROL DE VERSIONES

  • Versión 0

13. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Algunos documentos de ayuda que se pueden consultar en la intranet de la empresa son:

BID (2021).  Manual de Implementación: Política de Sostenibilidad Ambiental y Social. Obtenido de: https://idbinvest.org/sites/default/files/2021-02/implementation%20manual_SPAN_F.pdf

Principios del Ecuador (2020). Nota de orientación sobre la aplicación de las evaluaciones de los derechos humanos en los principios del Ecuador. Obtenido de: Implementation_of_Human_Rights_Assessments_Ext_Sept_2020.pdf (equator-principles.com)

IFC (2007) Stakeholder Engagement: A good practice manual for companies doing business in emerging markets. Obtenido de: https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/a320adcf-805e-4924-a53f-2da3f078fcff/IFC_StakeholderEngagement.pdf?MOD=AJPERES&CVID=ltQXbp2

CFI (2009). Nota de buenas prácticas que aborda las quejas de las comunidades afectadas por los proyectos. Obtenido de: https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/f9019c05-0651-4ff5-9496-c46b66dbeedb/IFC%2BGrievance%2BMechanisms.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=ROOTWORKSPACE-f9019c05-0651-4ff5-9496-c46b66dbeedb-jkD0-.g

Normas de Desempeño de IFC sobre sostenibilidad ambiental y social (2012).  Obtenido de: https://firstforsustainability.org/es/risk-management/implementing-ifc-environmental-and-social-requirements/establish-and-maintain-an-esms/ifc-environmental-and-social-performance-requirements/ifc-performance-standards/

International Finance Corporation Guidance Notes – Performance Standards on Environmental and Social Sustainability, 2012.

Notas sobre Buenas Prácticas: Gestión del Desempeño Ambiental y Social de los Contratistas (IFC,2017)